Mais importante do que possuir um bom plano de gerenciamento de crise, é saber como executá-lo com eficiência.
Muitas empresas armazenam essas informações em grandes manuais impressos que ficam guardados nas estantes do escritório. São facilmente esquecidos e, quando acontece uma situação de crise, ninguém se lembra muito bem do que precisa ser feito.
Ainda que sua empresa invista em treinamentos e revisões periódicas do plano de gerenciamento de crise, numa situação de emergência, o pânico pode se alastrar, dificultando sua execução.
No mais, fazer com que seus colaboradores entendam suas responsabilidades individuais em um momento crítico, ajuda a criar uma cultura de segurança na corporação. Esta estratégia é muito eficiente quando o plano precisa sair do papel e ir à execução.
Separamos algumas dicas importantes para ajudar a viabilizar seu plano de gerenciamento de crise, caso um dia precise o colocar em prática.
Tenha um plano específico para cada situação
Investir tempo de pesquisa e implementar um plano de gerenciamento de crise de nada adianta se ele for genérico. É necessário que todas as situações de risco encontradas em seu planejamento sejam tratadas de forma específica.
Coloque as instruções separadamente para cada cenário. Quem deve fazer o que, onde e quando, da forma mais clara e objetiva possível.
Use passo-a-passo
Dispor as informações em listas ou check lists é uma maneira de dar objetividade ao que deve ser feito em um momento de crise.
Dependendo da situação pode haver pânico, tumultos, e com as informações claras fica mais fácil para seus colaboradores entenderem e prosseguirem com as ações corretas mais rapidamente.
Informações descritas de forma concisa, um passo-a-passo, em tópicos, é a mais maneira mais adequada de escrever um plano de contingência, por exemplo.
De uma maneira bem específica, como: “feche o registro”, “abra a janela”, “dirija-se até a saída mais próxima”, entre outros comandos. São instruções simples, mas que orientam eficientemente as ações que devem ser tomadas.
Não deixe o plano muito extenso
Elabore um documento simples e objetivo, com uma linguagem entendível para todos os seus funcionários.
Se a versão do plano de gerenciamento de crise da sua empresa estiver em forma física, ou seja, impresso, é importante investir em treinamentos e revisões constantes.
A movimentação do quadro de recursos humanos acaba alterando também as funções de cada um, consequentemente as responsabilidades individuais mudam.
O mundo dos negócios vem sofrendo mudanças constantes e se seu plano de gerenciamento de crise não acompanhar esse dinamismo, ele não servirá ao propósito. Por isso, mais do que treinar seu pessoal para implementar o plano, você precisa se preocupar em como viabilizar isso da melhor forma possível.
Utilize algum serviço em celular para distribuir as informações
Organizar e tangibilizar processos de segurança não é uma tarefa fácil. Ainda mais quando criamos planos diferentes para cenários diversos.
Documentar e fornecer treinamento. Revisar o planejamento constantemente, e ainda assim, correr o risco de na hora H sair tudo fora do esperado.
Uma alternativa que ajuda bastante em todas as etapas da execução do plano de gerenciamento de crise são os aplicativos para celular. Essas plataformas inserem os protocolos de segurança no digital, facilitando o acesso para todos.
Imagine que estamos lidando com situações emergenciais, como um incêndio, por exemplo. Em um momento como esse, dificilmente as pessoas irão se dirigir até um manual escrito para fazer consultas.
Ainda que sua equipe esteja devidamente treinada e as estratégias atualizadas, é muito mais eficiente ter as informações disponíveis em tempo real, de uma forma que todos possam acessar de onde estiverem.
Hoje, alguns aplicativos de segurança que fornecem este serviço já estão disponíveis no Brasil, mas no exterior eles já são utilizados há muito tempo.
Transferindo seu plano de contingência e gerenciamento de crise para um sistema integrado e distribuindo as informações de forma personalizada para os colaboradores. Cada pessoa ou departamento específico já recebe as instruções que devem seguir diretamente pelo celular.
Forneça apenas as informações necessárias
Nem todos os funcionários precisam ter acesso ao plano de gerenciamento de crise inteiro. Disponibilizar o conteúdo completo apenas para gestores e pessoas específicas, que realmente precisam de uma visão macro da situação.
Também por uma questão de objetividade, cada indivíduo fica responsável por uma parte do plano de execução e recebe as tarefas específicas de acordo com o que precisa fazer.
Invista em ferramentas online
Tendo seu plano acessível e ativo em alguma plataforma digital fica mais fácil otimizar sua execução através de ferramentas online.
Um chat ou um sistema integrado que mostra como cada pessoa envolvida está realizando suas tarefas em tempo real durante uma crise, e que permita que as pessoas interajam entre si.
Este tipo de serviço reduz imensamente a chance de algo sair fora do planejado numa situação de emergência.
O time de gerenciamento de risco fica sabendo em segundos tudo o que está sendo feito para conter a situação e pode também dar novas instruções de acordo com o percurso dos acontecimentos.
Como vimos, existe uma grande diferença em ter um plano de gerenciamento de crise e conseguir colocá-lo em prática de verdade, não é mesmo? Aproveite para consultar mais artigos do blog e entender melhor como aplicar a Cultura de Segurança em sua empresa.
