Plano de contingência é o conjunto de ações pré-estabelecidas que deve ser executado caso algo inesperado aconteça. Ele descreve de forma objetiva o que deve ser feito em incidentes de natureza pessoal ou patrimonial dentro de uma organização.
Nem sempre o plano de contingência é feito apenas para ocorrências negativas, ele também é usado em outras circunstâncias, quando há um aumento de pedidos inesperado, por exemplo. Mas sua maior função é auxiliar corporações realmente em momentos de crise.
O plano de contingência é importante pois diminui impactos negativos, é inclusive uma ferramenta do gerenciamento de crise e funciona como um guia, que ajuda a corporação a saber lidar com o problema, se/quando ele aparecer.
Além de salvar vidas, minimiza perdas materiais e de imagem. Orienta a equipe em quais atitudes devem ser tomadas em cada cenário, e traz uma visão macro dos riscos ao identificar fraquezas e pontos de vulnerabilidade do negócio.
Por que investir em um plano de contingência
Estudar antecipadamente cenários de crise e estabelecer ações para redução de impactos é o que o plano de contingência fará pelo seu negócio.
Segurança é um assunto que deve ser levado muito a sério dentro de organizações corporativas, pois não envolve apenas riscos financeiros, estamos falando também sobre salvar vidas.
Incêndios, assaltos, enchentes e até uma pequena mudança na legislação, podem arruinar um negócio do dia para a noite. Nunca é possível prever exatamente o tipo de situação que sua empresa está susceptível, e quanto maior a precaução, menor serão os impactos.
Ter um plano de contingência, além de diminuir a vulnerabilidade do business, auxilia também na recuperação, caso algo venha de fato a acontecer. É uma ferramenta do gerenciamento de crise de extrema importância para a continuidade do negócio.
Plano de Contingência: como fazer um
O plano de contingência estabelece metas e mostra caminhos a serem tomados durante e após uma crise. É uma estratégia proativa, e não é necessário que algo aconteça antes para que você comece a investir nisso agora.
Para criar um plano de contingência eficaz você deve primeiro avaliar quais as são os riscos que sua empresa pode estar exposta, e se caso isso se concretize, quais seriam as consequências.
O segundo passo é identificar quais são exatamente os recursos do seu negócio, e focar naqueles que foi constatada maior dificuldade em suprir as necessidades em um momento de emergência.
Agora que você já sabe quais são os riscos e identificou o que pode dar errado caso uma situação inesperada aconteça, está na hora de criar estratégias para diminuir a chance de ocorrência e planejar o que deve ser feito depois, caso seja inevitável.
Colocar essas informações detalhadamente no papel é sua próxima tarefa. Quais ações devem ser tomadas para reduzir as ameaças e melhorar os recursos, se um dia precisar ativá-los. Como isto deve ser executado e por quem.
Definidos esses papeis, a última e não menos importante etapa do planejamento é informar e treinar as pessoas envolvidas para que elas consigam executar o plano de contingência.
Parece fácil, mas em uma situação de crise, muitas coisas podem dar errado. Por isso é importante investir tempo nesta etapa do plano na implementação de uma Cultura de Segurança em sua empresa.
Cultura de Segurança
Para que a execução do plano seja feita da melhor maneira possível, é muito importante que você invista em uma cultura de segurança entre os colaboradores e consiga fazê-los entender a importância do documento.
Como já dito, uma crise pode envolver não apenas perdas financeiras, mas envolve muitas vezes risco de vida. Esta informação precisa ficar implícita a todos os colaboradores para que eles tenham senso de responsabilidade individual nos papeis a serem executados durante um colapso.
Simulações e aplicação de testes periodicamente podem ser boas alternativas para educar corretamente os funcionários e alimentar a Cultura de Segurança na empresa, garantindo assim que todas as estratégias sejam executadas de maneira correta.
Após a realização dos treinamentos, é importante levantar relatórios para avaliar a eficiência do plano de contingência e identificar possíveis falhas. O momento de aperfeiçoar a estratégia e modificar o plano é agora, antes de precisar usá-lo de verdade.
Viabilize o seu Plano de Contingência
O plano de contingência possui estritamente as informações necessárias para as situações previamente identificadas. Elas devem estar dispostas no documento de forma clara e objetiva, afim de se ser entendível por todos os envolvidos no gerenciamento de crise.
Ainda assim, será necessário agir em duas frentes. O plano de contingência deve possuir a visão geral e a específica. Veja agora a diferença entre elas:
Visão geral
É a visão macro do problema. O que pode acontecer e quais são as medidas gerais que devem ser tomadas pela empresa. Essas informações ficam restritas aos stakeholders, diretores e gestão, pois servem como insumo para tomada de decisões.
Visão específica
São as coordenadas dadas diretamente para um setor ou funcionário. Ou seja, aquela pessoa que tem papel fundamental no momento de crise e recebe orientações personalizadas, de acordo com seu cargo, função, hierarquia, etc.
Existem maneiras de facilitar este processo e tornar o plano de contingência de sua empresa mais tangível, você pode conferir um artigo falando melhor como por seu plano em prática aqui.
Pense sempre a frente
O plano de contingência é uma estratégia preventiva e deve ser revista de tempos em tempos, pois os riscos e necessidades da empresa podem mudar.
Revise as possíveis falhas e refaça o planejamento para verificar se as medidas nele contidas ainda seriam as mesmas identificadas anteriormente.
