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Comunicação eficiente dos procedimentos de segurança: 5 dicas para evitar a bola de neve

Uma pesquisa feita pelo Project Management Institute Brasil (PMI) revelou que 76% das grandes corporações dizem ser a comunicação o motivo de fracasso da maioria dos projetos em todos os setores de uma empresa.  

Isso significa que 3/4 de um planejamento pode ir por água abaixo só por que os colaboradores estão insatisfeitos? Também! Uma comunicação falha pode ser mais desastrosa do que isso quando entramos no campo da segurança

Procedimentos incorretos e falta de engajamento podem custar caro em um momento de crise, por isso é importante ficar atento a forma com que sua empresa se comunica. 

Isso tudo porque a dificuldade de se comunicar causa ruídos e, consequentemente, confunde a compreensão das tarefas, causando retrabalho e atividades desnecessárias. Além de ser grande causadora de desentendimentos e falta de interesse da equipe. 

O instituto Tower Watson, através de um estudo, mostrou que a produtividade dos funcionários aumenta em cerca de 26% quando estão satisfeitos com a comunicação da empresa. Resultado do engajamento e o senso de pertencimento que a comunicabilidade traz para a equipe. 

Responsável por manter os funcionários engajados e alinhados num propósito ou atividade em conjunto. A comunicação é uma importante aliada da Segurança Corporativa, e quando se trata deste assunto, toda assertividade é pouco. 

O Meio e a Mensagem 

Para saber como transmitir com clareza uma mensagem, é preciso saber como ela funciona. Uma mensagem é composta de alguns elementos e sua eficiência depende da boa execução de cada um deles.  

Emissor: responsável por transmitir a mensagem, com clareza e com todas as informações para garantir seu entendimento

Receptor: quem recebe a mensagem e a interpreta 

Linguagem: são os códigos da linguagem utilizado, escrita, falada, idioma utilizado, etc. 

Mensagem: o conjunto das informações que foram transmitidas pelo emissor e o que foi, de fato, interpretado pelo receptor 

As vantagens da comunicação eficaz na segurança  

As vantagens que uma comunicação eficiente traz para sua empresa são inúmeras, inclusive no que tange a área de segurança. Em todos os setores, a melhora é visível quando se usa com inteligência esta ferramenta poderosa.

Diminui conflitos 

Desentendimentos, fofocas e conflitos desnecessários podem ser evitados através de uma comunicação clara e objetiva. Num momento de crise, é muito importante que todos os funcionários mantenham a inteligência emocional e maus relacionamentos podem atrapalhar na tomada de decisões. 

Melhora o clima 

Com todos os colaboradores recebendo a mesma informação e sem resquício de dúvidas, evita-se conversas paralelas e consequentemente o clima organizacional fica mais tranquilo. O resultado é mais energia voltada para os processos e a conclusão da tarefa do que queixas. 

Engaja e motiva 

Alinhando o propósito e a função de cada um com uma transmissão de ideias claras, ajuda a unir a equipe e a manter engajada nos objetivos da empresa.  

Cultura de Segurança é um dos pilares para um bom gerenciamento de crises e segue o mesmo conceito.  

A comunicação e o senso de responsabilidade individual criam a sensação de segurança e evidenciam a importância da interdependência de funcionários e departamentos num momento crítico. 

Melhora os processos 

Time engajado e sabendo exatamente o que precisa ser feito e o porquê: esta sequência é a fórmula certa para otimizar a assertividade nos processos.  

Menos tempo gasto com retrabalho e atividades desnecessárias antes geradas por dúvidas e ruídos na comunicação.  

Item extremamente importante na execução de um plano de contingência, onde todas as ações devem ser realizadas com precisão para diminuir os impactos da crise. 

Formas de melhorar a eficiência da comunicação em sua empresa 

Quando falamos em segurança é essencial que todos os procedimentos estejam alinhados. Por isso tanto tempo e dinheiro são gastos em planejamento, gestão de risco, planos de contingência, entre outras medidas de segurança corporativa. 

Entretanto, todo esse investimento pode ser em vão caso a comunicação esteja comprometida. A forma de transmitir as ideias para o time, esclarecer dúvidas e explicar a importância do papel de cada um no gerenciamento de crise realmente não é uma tarefa fácil. 

Mas algumas ações podem ser realizadas para melhorar a transmissão de mensagens. Veja algumas dicas de como melhorar a eficiência da comunicação em sua empresa. 

1. Feedback 

O feedback também deve ser aplicado quando envolve segurança. Ao notar alguma atitude de um funcionário que possa comprometer as defesas da empresa, ao realizar simulações de evacuação e perceber falta de engajamento ou mesmo na revisão de um plano de gestão de risco

Os feedbacks são importantes porque orientam sobre o que está sendo feito de correto e o que não está. 

Um estudo realizado pela global Top Employers Institute, com uma amostra de 600 empresas em mais de 95 países, revelou que o feedback é considerado a melhor ferramenta para se medir o desempenho dos colaboradores. 

No Brasil, das 26 empresas que participaram da pesquisa, todas possuem treinamentos com gestores para darem feedbacks aos seus funcionários. Este percentual coloca o país à frente da Itália (87%), França (79%) e Reino Unido (90%). 

Não são necessários apenas em circunstâncias negativas, quando há um trabalho bem feito, é importante também chamar o colaborador para elogiá-lo e ouvi-lo, no caso de ter novas ideias que ajudem a melhorar a segurança da empresa. 

2. Para um bom entendedor, um bom português basta 

Erros gramaticais, concordância e pontuação são grandes vilões do entendimento de mensagens. Uma observação aparentemente simples, mas que é erro recorrente e pode arruinar um comunicado, afetando diretamente os procedimentos de segurança. 

A eloquência ajuda a transmitir a mensagem de maneira mais clara, mas uma palavra escrita ou falada só terá chances reais de ser devidamente compreendida se estiver de acordo com a norma culta da língua portuguesa. 

3. Tecnologias 

O uso de tecnologias para otimizar a comunicação dentro de empresas não é uma novidade, mas isso não significa que você está as utilizando corretamente. 

E-mails, aplicativos e softwares podem ser excelentes aliados no momento de armazenar informações e repassá-las aos colaboradores. 

A grande vantagem é que as ferramentas tecnológicas atendem à demanda do imediatismo, caso seja necessária uma ação de segurança rápida. 

Alterações de procedimento também podem ser facilmente editadas e as pessoas notificadas o mais rápido possível. 

Integração de processos com aplicativos para dispositivos móveis são bastante utilizados pois garante que a mensagem chegará até o receptor, independentemente de onde ele esteja, através de seu celular. Uma grande vantagem para garantir a segurança de todos em um momento crítico. 

4. Unificar processos 

Mais do que saber se expressar é necessário colocar as informações no papel para que todos tenham acesso à mesma mensagem, de forma unificada. 

Os procedimentos descritos são mais entendíveis e é uma maneira de garantir que todos irão realizar as tarefas que lhe foram delegadas. 

As tecnologias também podem ajudar neste processo, pois facilita a consulta a manuais de segurança, por exemplo, ou às tarefas imediatas de um plano de contingência

Ter todos os funcionários cientes do que deve ser feito e mantê-los engajados no objetivo em comum, visa a construção de uma Cultura de Segurança dentro da empresa. 

5. Comunicação interna 

Ter uma boa comunicação interna é uma vantagem competitiva gigante para sua empresa, pois é ela que dialoga com a cultura da sua empresa. Tudo o que envolve objetivos, valores e boas práticas no ambiente corporativo. 

Investir neste departamento trará bons frutos para a construção de uma cultura mais colaborativa entre departamentos e funcionários. Ajudando também na concretização de uma Cultura de Segurança. 

Aqui também é possível agregar novas tecnologias como um chat corporativo, compartilhamento de arquivos em nuvem e programas de atividades compartilhadas como o Trello, por exemplo. 

Pupo Neto

CEO of CoApps Brasil - More than 20 years of experience in various markets - automotive, cosmetics, education, technology and others - in multinational companies, large national groups and startups - O Boticário, Nissan, UOL, OpenEnglish and OLX.

Participation in the creation of 3 startups in early-stage until the complete operation (OpenEnglish and Canal da Peça)
Large cases of communication in multinationals (O Boticário, Nissan, UOL, OLX, etc).
Pupo Neto

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